Der Teil, der erst in der letzten Nacht auffällt
Es gibt eine Kategorie von Fehlern, die nichts mit der Qualität einer Arbeit zu tun hat und trotzdem ernste Folgen haben kann. Ein fehlendes Pflichtelement, eine nicht unterschriebene Erklärung oder ein vergessener Sperrvermerk fällt oft erst auf, wenn die Arbeit bereits gebunden ist oder schon im Prüfungsamt liegt.
Der Grund dafür ist banal: Diese Bestandteile entstehen am Ende, unter Zeitdruck, und sie stehen selten im inhaltlichen Leitfaden, sondern verstreut in der Prüfungsordnung. Dieser Beitrag bündelt, was üblicherweise verlangt wird. Verbindlich bleibt immer die Ordnung deines Studiengangs, und bei Abweichungen gilt sie, nicht dieser Text.
Die Reihenfolge der Bestandteile
Die Abfolge ist weitgehend standardisiert. Abweichungen betreffen meist nur die Platzierung der eidesstattlichen Erklärung und des Sperrvermerks.
| Bestandteil | Position | Mitgezählt? |
|---|---|---|
| Deckblatt | Ganz vorn | Keine Seitenzahl |
| Sperrvermerk | Direkt nach dem Deckblatt | Keine Seitenzahl |
| Abstract | Vor dem Inhaltsverzeichnis | Römisch |
| Inhaltsverzeichnis | Nach dem Abstract | Römisch |
| Abbildungs- und Tabellenverzeichnis | Nach dem Inhaltsverzeichnis | Römisch |
| Abkürzungsverzeichnis | Vor dem Haupttext | Römisch |
| Haupttext | Mitte | Arabisch, beginnt bei 1 |
| Literaturverzeichnis | Nach dem Haupttext | Arabisch fortlaufend |
| Anhang | Nach dem Literaturverzeichnis | Meist römisch oder eigene Zählung |
| Eidesstattliche Erklärung | Ganz hinten | Oft ohne Seitenzahl |
Die Seitenzählung ist der Punkt, an dem die meisten Arbeiten formale Abzüge kassieren. Verzeichnisse werden üblicherweise römisch nummeriert, der Haupttext beginnt mit arabischer 1. Das Deckblatt zählt mit, bekommt aber keine sichtbare Zahl. Diese Kombination in Word sauber umzusetzen, erfordert Abschnittswechsel, und genau dort entstehen die typischen Fehler. Die Vorgehensweise beschreibt unser Beitrag zum Formatieren in Word.
Was auf das Deckblatt gehört
Viele Hochschulen stellen eine verbindliche Vorlage bereit. Nutze sie, auch wenn sie altmodisch aussieht. Gibt es keine, gehören folgende Angaben darauf: Name der Hochschule, Fakultät und Studiengang, die Art der Arbeit, der vollständige Titel und ein eventueller Untertitel, dein Name mit Matrikelnummer, Erst- und Zweitgutachtende, Abgabedatum und gegebenenfalls das Semester.
Zwei Hinweise aus der Praxis. Erstens: Der Titel auf dem Deckblatt muss exakt dem Titel entsprechen, den du bei der Anmeldung eingereicht hast. Eine nachträgliche Umformulierung, und sei sie nur stilistisch, kann formale Rückfragen auslösen. Wenn du den Titel ändern willst, muss das vorher und offiziell geschehen. Zweitens: Prüfe die Schreibweise der Namen und akademischen Grade deiner Gutachtenden. Ein falscher Titel auf dem Deckblatt ist ein unnötig schlechter erster Eindruck.
Der Sperrvermerk bei Arbeiten mit Unternehmen
Wenn deine Arbeit in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen entsteht und vertrauliche Informationen enthält, braucht sie einen Sperrvermerk. Er steht direkt nach dem Deckblatt auf einer eigenen Seite und bewirkt, dass die Arbeit nicht öffentlich zugänglich gemacht und nur dem Prüfungsausschuss sowie den Gutachtenden vorgelegt wird.
Üblich ist eine Sperrfrist von drei bis fünf Jahren. Ein typischer Text lautet sinngemäß: Die vorliegende Arbeit enthält vertrauliche Informationen des Unternehmens [Name]. Veröffentlichungen oder Vervielfältigungen, auch auszugsweise, sind ohne ausdrückliche Genehmigung nicht gestattet. Die Arbeit ist nur den Gutachtenden sowie den Mitgliedern des Prüfungsausschusses zugänglich zu machen.
Drei Dinge werden dabei häufig übersehen. Der Sperrvermerk muss mit dem Unternehmen abgestimmt sein, nicht von dir allein formuliert. Manche Prüfungsordnungen verlangen eine zusätzliche schriftliche Zustimmung des Unternehmens als Anlage. Und ein Sperrvermerk kann die spätere Verwendung einschränken, etwa wenn du Teile der Arbeit veröffentlichen oder in Bewerbungen zeigen möchtest. Kläre das vorher, nicht hinterher.
Die eidesstattliche Erklärung
Die Erklärung bestätigt, dass du die Arbeit selbstständig verfasst, keine anderen als die angegebenen Hilfsmittel benutzt und alle wörtlich oder sinngemäß übernommenen Stellen gekennzeichnet hast. Üblich ist außerdem die Bestätigung, dass die Arbeit nicht bereits in gleicher oder ähnlicher Form eingereicht wurde.
Zur Form: Die Erklärung muss eigenhändig unterschrieben werden, auch bei elektronischer Einreichung, in der Regel als eingescannte Unterschrift. Sie enthält Ort und Datum. Verwende, falls vorhanden, ausschließlich den Wortlaut deiner Hochschule. Eine selbst formulierte Variante kann im Zweifel als unwirksam gelten.
Neu hinzugekommen ist in vielen Prüfungsordnungen eine Erklärung zum Einsatz von KI-Werkzeugen. Die Anforderungen unterscheiden sich stark: Manche Hochschulen verlangen nur eine Angabe, ob KI eingesetzt wurde, andere eine detaillierte Auflistung der verwendeten Werkzeuge und der Art ihrer Nutzung. Prüfe das gezielt, denn diese Passage ist oft erst kürzlich ergänzt worden und steht nicht in älteren Leitfäden. Was dabei erlaubt ist und was nicht, ordnet unser Beitrag zu KI in Abschlussarbeiten ein.
Die Tragweite dieser Erklärung wird gelegentlich unterschätzt. Sie ist eine rechtsverbindliche Versicherung, und eine nachträglich festgestellte Falschangabe kann auch Jahre später zur Aberkennung des Abschlusses führen. Das ist der eigentliche Grund, warum sauberes Zitieren keine Formalie ist, wie der Beitrag zum Plagiat vermeiden ausführt.
Die Verzeichnisse, die niemand plant
Neben dem Inhaltsverzeichnis verlangen die meisten Prüfungsordnungen weitere Verzeichnisse, und diese entstehen fast immer zu spät. Ein Abbildungsverzeichnis ist nötig, sobald die Arbeit Abbildungen enthält, ein Tabellenverzeichnis entsprechend bei Tabellen. Beide werden automatisch erzeugt, wenn du im Dokument durchgehend mit Beschriftungen gearbeitet hast. Wer stattdessen normale Textzeilen unter die Abbildungen geschrieben hat, muss alles von Hand nacharbeiten, und das kostet bei dreißig Abbildungen einen halben Tag.
Jede Abbildung und jede Tabelle braucht außerdem eine Quellenangabe, auch wenn du sie selbst erstellt hast. Üblich ist dann der Zusatz „eigene Darstellung“. Bei übernommenen Grafiken reicht die Quellenangabe allein oft nicht: Eine Abbildung aus einem Buch ist urheberrechtlich geschützt, und bei einer Arbeit, die veröffentlicht wird, kann eine Genehmigung nötig sein. Für eine reine Prüfungsleistung ist das in der Regel unkritisch, bei einer Dissertation mit Veröffentlichungspflicht dagegen nicht.
Das Abkürzungsverzeichnis führt nicht jede Abkürzung auf, sondern nur die fachspezifischen. Allgemein gebräuchliche wie „usw.“ oder „z. B.“ gehören nicht hinein. Wichtig ist außerdem, dass jede Abkürzung bei ihrer ersten Verwendung im Text ausgeschrieben und in Klammern eingeführt wird. Das Verzeichnis ersetzt diese Einführung nicht, es ergänzt sie.
Ein Sonderfall, der regelmäßig zu Rückfragen führt: Verzeichnisse tauchen im Inhaltsverzeichnis auf, aber das Inhaltsverzeichnis selbst nicht. Ebenso wenig steht dort die eidesstattliche Erklärung, wenn sie nicht mitgezählt wird. Prüfe das am Ende gezielt, denn Word nimmt bei automatischer Erzeugung gern mehr auf, als vorgesehen ist. Wie du die Verzeichnisse sauber aufsetzt, beschreibt unser Beitrag zum Inhaltsverzeichnis in Word, und was in den Anhang gehört, klärt der entsprechende Beitrag.
Bindung, Format und Abgabe
Die Abgabeform ist der letzte Punkt, an dem Zeitdruck teuer wird. Viele Hochschulen verlangen zwei oder drei gebundene Exemplare, häufig in Klebebindung, manche akzeptieren Spiralbindung, andere schließen sie ausdrücklich aus. Copyshops brauchen für eine Klebebindung je nach Auslastung mehrere Stunden bis zu einem Tag, und in Prüfungsphasen sind sie ausgelastet.
Dazu kommt fast überall eine digitale Fassung, meist als PDF. Prüfe dabei drei Dinge: ob ein bestimmtes PDF-Format verlangt wird, ob die Datei nach einem vorgegebenen Muster benannt werden muss und ob ein Upload in ein Prüfungsportal nötig ist oder eine E-Mail genügt. Bei Portalen gibt es oft eine Größenbeschränkung, die bei bildlastigen Arbeiten schnell erreicht ist.
Erzeuge das PDF außerdem früh genug, um es zu kontrollieren. Beim Export aus Word verrutschen gelegentlich Abbildungen, Schriften werden ersetzt, wenn sie nicht eingebettet sind, und Seitenumbrüche verschieben sich. Dieses Problem entdeckt man nur, wenn man das fertige PDF einmal vollständig durchblättert, und genau dafür fehlt in der letzten Nacht die Zeit.
Eine Checkliste für die letzten Stunden
- Titel auf dem Deckblatt stimmt wörtlich mit der Anmeldung überein
- Namen und Titel der Gutachtenden korrekt geschrieben
- Sperrvermerk vorhanden und mit dem Unternehmen abgestimmt, falls nötig
- Eidesstattliche Erklärung im Wortlaut der Hochschule, unterschrieben, mit Ort und Datum
- KI-Erklärung geprüft und gegebenenfalls ergänzt
- Seitenzählung korrekt: römisch für Verzeichnisse, arabisch ab Haupttext
- Alle Verzeichnisse aktualisiert, keine Platzhalter mehr im Dokument
- Anzahl der Exemplare und Form der Abgabe gegen die Prüfungsordnung geprüft
Arbeite diese Liste nicht in der Abgabenacht ab, sondern zwei Tage vorher. Der letzte Punkt ist dabei der, der am häufigsten überrascht: Ob zwei oder drei gebundene Exemplare verlangt werden, ob zusätzlich eine digitale Fassung einzureichen ist und in welchem Format, steht in der Prüfungsordnung und lässt sich am Abgabetag nicht mehr korrigieren. Wer ohnehin knapp dran ist, findet im Beitrag 24 Stunden vor der Abgabe eine Prioritätenfolge für die letzten Stunden.
Wenn du Formatierung, Verzeichnisse und formale Vorgaben abgeben möchtest, statt sie selbst zu prüfen, übernimmt das unser Lektorat, Korrektorat und die Formatierung nach den Vorgaben deiner Hochschule.